履歴事項全部証明書とは

履歴事項全部証明書とはどのような書類なのでしょうか？この記事では履歴事項全部証明書に記載されている内容や、提出が必要な場面、取得方法について詳しく説明します。

履歴事項全部証明書とは

履歴事項全部証明書（履歴事項証明書）とは、法務局に保管された登記事項証明書のことで、過去の変更履歴が全て記載された登記記録のことです。

登記事項証明書は法務局に保管された登記記録のデータで、そのデータのどの部分が必要なのかにより証明書の名称が変わってきます。

履歴事項全部証明書のポイントは以下の5つです。

履歴事項全部証明書に記載されている項目

履歴事項全部証明書の概要

履歴事項全部証明書は過去に変更された事項から現在の効力のある事項まですべてが記載されている証明書類です。会社・法人登記は、記載されている事項が変更されると、下線が引かれその下に新しい変更後の事項が記載されます。

たとえば、株式会社においては必ず取締役や監査役に会社ごとに決められた任期があり（最長１０年まで伸長可）、その都度変更登記をしなければなりませんから、ずっと変更がない状態という登記事項証明書はありません。

その過去に下線が引かれて消された変更前の内容も記載されている証明書が履歴事項全部証明書になります。

履歴事項全部証明書を請求することにより、過去に変更された事項から現在の効力のある事項まですべてを確認することができるということです。

履歴事項全部証明書以外の登記事項証明書

登記事項証明書は記載内容によって、履歴事項全部証明書も含め以下の証明書に別れています。

現在事項証明書

現在事項証明書は今現在効力のある記録が記載されている証明書類です。

履歴事項証明書は過去に変更された事項を含めた記録のすべてを証明したものですが、今現在効力のある記録のみを請求したい場合には「現在事項証明書」を請求します。

例えば役員の場合であれば、現在事項証明書には過去の取締役などは記載されず、現在の取締役等のみが記載されたものが発行されます。

閉鎖事項証明書

閉鎖事項証明書は閉鎖された記録が記載されている証明書類です。会社・法人の登記記録は、「これ以上の変更事項が発生しません」という状態になると、閉鎖されます。

どのような場合に「これ以上の変更事項が発生しません」という状態が発生するかというと、たとえば会社同士の合併を例にとると「消滅する会社」と「承継する会社」があるわけですが、「消滅する会社」は合併の登記が終了すれば、今後それ以上の変更は生じません。

また同じように、会社を閉じて法人としての事業を終了した場合もそれ以上の変更は生じません。

そのほか、大阪の会社を東京に移転した場合には、東京の管轄法務局で新しい登記記録が作成されるため、大阪の法務局に存在した登記記録は必要なくなるため、閉鎖されます。このような閉鎖された記録が記載された項証明書が閉鎖事項証明書です。

代表者事項証明書

代表者事項証明書は代表取締役の代表権限のみを証明した書類です。

会社の全容ではなく、代表取締役の代表権限のみを証明する場合には「代表者事項証明書」を取得することが可能です。履歴事項全部証明書で代表者事項証明書を兼ねることもできますが、主に代表者の記載を証明する場合に使用します。

「代表者事項証明書」に記載される内容としては、「法人番号」「商号」「本店所在地」「代表者の資格（代表取締役等）」「代表者の住所及び氏名」のみとなっています。

履歴事項全部証明書に記載される事項

履歴事項全部証明書には会社の歴史が記録されているのですが、会社に関するすべての事柄が記録されているわけではありません。法律で「登記事項」として定められた事項が履歴事項全部証明書には記録されています

では、何が「登記事項」となっており、履歴事項全部証明書を取得することによりどのような事柄が確認できるのかを一般的な株式会社を例に説明します。

（注：これ以外にも登記事項は存在しますが、よくある会社の例で説明します）

一般的な株式会社の例

法人番号

法人番号とはすべての法人に国税庁が指定する13桁の識別番号のことです。

平成27年10月22日より、すべての法人に「法人番号」が指定されました。これは個人でいうところのマイナンバーにあたりますが、公表されているので誰でも見ることができる番号です。

国税庁の法人番号公表サイトで会社名や住所で検索すれば、法人番号を調べられます。この番号を付されていることにより、一括して行政で法人の管理ができるようになっています。

なお、平成２４年５月２０日までは、組織変更や管轄外への本店移転の際には法人番号が変更されていましたが、平成２４年５月２１日以降はこれらの変更登記がなされても同じ法人番号を引き継ぐようになっています。

国税庁は、平成25年５月24日に成立(平成25年５月31日公布)した「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」（以下「番号法」といいます。）に基づき、法人に対して法人番号を指定し、指定後速やかに、商号又は名称、本店又は主たる事務所の所在地及び法人番号を公表するとともに、対象の法人へ法人番号を通知しています。

引用元：国税庁 法人番号とは

商号

「商号」とは会社の名前のことで、商号が変更された記録は履歴事項全部証明書で確認することができます。

商号は法人の種別を表す文字を必ず使用しなければなりません。法人の種別とは「株式会社」「合同会社」「合資会社」「一般社団法人」「一般財団法人」「社会福祉法人」「特定非営利法人（NPO法人）」など実に様々な種別があり、その事業目的ごとに設立されます。

この種別は、法人名の前に置いても後ろに置いてもかまいません。たとえば、「株式会社〇〇〇〇」でもいいですし、「〇〇〇〇株式会社」でも大丈夫ですが、設立時にどちらかを決めて登記しなければなりません。

会社成立後に商号を変更したい場合には、定款を変更する株主総会の決議にて承認を受けて、変更登記をすることにより新しい商号に変えることができます。また履歴事項全部証明書には変更前の商号に下線が引かれて変更の旨が記載されます。

本店

「本店」は会社の事業の中心となる住所地のことです。一般的には本社の所在地になります。この本店所在地により、その会社を管轄する法務局が分かれます。今後変更が生じた場合の変更登記は、その管轄の法務局に対して申請を行います。

公告をする方法

「広告をする方法」とは、株式会社には決算期ごとに決算書を公告する義務があり、それをどの媒体で公告するのかをあらかじめ登記したものです。

また、各種の手続きを行う場合には、法律で「公告しなければならない」と定められており、その場合の公告はその登記された媒体で行います。

日本の会社では、「官報に掲載する方法により行う」のように定めている会社が多いです。「官報」とは国（行政）が発行する新聞で、官報販売所で購入することができます。

ここには、そのような公告のほかに国家試験の合格者や破産者などのような情報も記載されますが、特殊な職業の方でなければ定期購読はされないかと思いますので、ご存じない方も多いです。

会社成立の年月日

「会社成立の年月日」とは会社設立日のことを指します。ただし、この日付は「会社設立の登記を申請した日」となり、これは後日変更されることはありませんから、ずっと残ることになります。

目的

「目的」は、その会社がどのような事業を行っているかを公示します。取引の安全を確保することがその理由の一つとなります。

取引相手が何の会社かがわからなければ、取引するほうとしても不安になるため、目的は履歴事項全部証明書ですぐにわかるようになっています。

ただし、会社設立する際に、当所はする予定はないものの、今後するかもしれない事業をあらかじめ登記しておくことはほとんどの会社で行われています。

目的は、以前はその登記する文言までが厳格に決められていましたが、現在では以下のルールが守られていれば、登記することができます。

（１）目的が適法であること

当然のことですが、犯罪にあたるような違法な目的であれば登記することはできません。

殺人などはわかりやすいですが、たとえば「訴訟の代理の請負業」は弁護士法で資格を持たないものの訴訟代理を反復継続する行為は違法とされていますから、他の法律により制限がないかなども確認する必要があります。

（２）営利性を有すること

株式会社は、事業を行い株主に対してその利益を配分することを目的とする法人形態ですから、営利を目的としない事業目的を登記することができません。

（３）明確性を有すること

上記でも述べた通り、取引の安全に資するための登記ですから、一般的に認知・把握されていないような造語などを目的としても登記することはできません。

このように一定のルールに基づけば、どのような形で事業目的を登記してもかまいません。

発行可能株式総数

株式会社では、定款においてあらかじめ「発行可能株式総数」というものを定め、登記しておかなければなりません。この「発行可能株式総数」は新しい株式を発行できる上限（枠）ということです。

会社を設立する場合には、1株あたりいくらと価格を決めて、それを何株発行するかを決定し、株主となる方に引き受け、その額を出資してもらうことにより設立時の資本金が決定します。

1株5万円で、100株発行するとなると設立当時の資本金は原則的には500万円からスタートします。

そして、会社を運営していくにつれ、資本金の額を増加したいと考えることも出てきます。その場合に資金調達の方法として、新たな株式を発行する方法が最も一般的な方法です。

発行済株式の総数

株式会社は株式を発行し、その株式に出資してもらうことにより、会社の資本を確保します。つまり、株式会社にはその資本を支える株主が必要となり、実際に現在発行している株数を登記しておかなければなりません。

株券を発行する旨の定め

平成１８年に会社法が施行されました。それまでは、古くから使われてきた商法に基づいて会社・法人が運営されていましたが、時代の変化とともにそれでは賄いきれなくなり、大改正が行われました。

昔は、出資してくれる株主に株券を交付し、その株券の存在こそが株主の証のようになっていましたが、小さな会社では実際に発行しているところは少なく、またペーパーレスが進んだことで、株券を発行することを原則とする法律自体が実態に合わなくなってきました。

以前は、「株券を発行することが原則」で「発行しないのであればしない旨を登記してください」というルールだったのですが、平成１８年の改正では逆になり「株券を発行しないことが原則」で「株券を発行する場合にはする旨の登記をしてください」という法律に変わりました。ですから、株券を発行している会社はしている旨の登記をしなければなりません。

資本金の額

資本金の額は原則として発行した株式に対して株主が出資した金額です。出資された額の一部を資本金に計上せずに資本準備金という項目に振り替えることも可能です。

この資本金の額はかならずしも会社に確保されているお金というわけではありませんが、履歴事項証明書に記録されていることにより、その会社の一応の規模であったり、資金力がイメージできるということになっています。

株式の譲渡制限に関する規定

証券会社で取り扱う株式は大きな会社の株式が日々通流しており、株主は日々変わることになりますが、たとえば株主が３人程度の小さな会社であればどうでしょうか。

小さな会社では、株主と経営陣が同じであったり、親族が株主であったりします。これは、株主を身内だけに固めることにより、会社をかき回されることを防ぐ効果があります。

仮に、A株主が150株、B株主が20株、C株主が30株の合計200株という場合に、A株主が勝手に見知らぬ誰かに持っている120株を売却してしまった場合には、その後会社経営に見知らぬものが口を出す権利を持つことになります。

この150株を取得すれば、全株式の75％を所有していますから、この1人の株主の意見により取締役を解任して、新しい取締役を選任することができてしまいます。これでは、会社経営が危うくてできませんね。

そこで、株式を譲渡（売買等）する場合には取締役等の決議で承認されなければできない旨を定め登記します。

役員に関する事項

役員に関する事項には、「取締役」「代表取締役」「監査役」の情報が記載されます。「取締役」「監査役」についてはその氏名、「代表取締役」については住所・氏名が登記されます。

また、変更があった場合には「年月日就任」「年月日退任」「年月日辞任」「年月日重任」などのいつ変更されたかが記載されています。

取締役会設置会社に関する事項

株式会社の場合には、取締役会は置いても置かなくても原則的には問題ないですが、〇〇の場合には取締役会を置かなければならない、と会社法で規定されている場合に当てはまる場合には取締役会を設置し、その旨を登記しなければなりません。

必ず取締役会を設置しなければならない会社の一例としては、上述の株式の譲渡制限を定めていない会社です。これを公開会社といいますが、この場合には必ず取締役会を設置し、取締役会設置会社である旨の登記をしなければなりません。

監査役設置会社に関する事項

監査役は、会社の経営を監督する立場にある役職ですが、監査役を設置するかどうかは自由です。ただし、こちらも〇〇の場合には監査役を置かなければならない、と会社法で規定されている場合には監査役を設置し、その旨を登記しなければなりません。

必ず監査役を設置しなければならない会社としては、取締役会を設置している会社です。（一部の場合をのぞく）

また、監査役には業務のすべてを監督する権限を持つ監査役と会計業務のみに権限を限定する監査役のどちらかに決めることができます。会計業務のみに権限を限定した場合には、その旨を登記します。

登記記録に関する事項

履歴事項全部証明書の最後には「登記記録に関する事項」という欄があります。これは、新たな登記記録を作成する場合や今ある登記記録を閉鎖する場合に、その原因となった事項などを記録する欄になっています。

履歴事項全部証明書はどのような場合に必要か

このような事項が記録された「履歴事項証明書」は、どのような場合に必要となるのでしょうか。一般的には下記のようなケースにおいて提出が求められます。

• 銀行などの金融機関で会社・法人名義の口座を開設する場合
• 会社・法人名義で不動産を賃貸借契約する場合
• 会社・法人が銀行や金融機関から融資を受ける場合
• 会社・法人が事業を行うにあたって、許認可の申請を必要とするとき

などに必要となります。行政手続きにおいては、法人番号で管理されているため、その番号を提供することで、履歴事項証明書の提出を省略することができるようになっています。

履歴事項全部証明書の取得方法

履歴事項証明書を取得する方法は、いくつかありますが、お近くに法務局があればそこで取得できます。専用の請求用紙が備え置かれていますので所定の事項を記入して窓口に出します。

その際、請求用紙には収入印紙を貼る欄が設けられていますので、600円分（1通）を添付します。法務局には印紙売り場がありますので、あらかじめ収入印紙を用意する必要はありません。

次に、法務局のHPからインターネットで請求することもできます。履歴事項全部証明書はブラウザのみで請求することができますが、登記申請の場合は法務省のソフトをダウンロードして設定をする必要があります。

履歴事項証明書の請求はこの方法ですと、１通あたり100円程度安くなります。また、郵送で履歴事項全部証明書を送ってもらうことも可能です。

履歴事項全部証明書のオンライン取得は『履歴事項全部証明書のオンライン取得方法｜交付申請のやり方』の記事で詳しく説明していますので、参考にしてください。

このようにして履歴事項証明書を取得することができますが、登記記録の内容だけが確認できればよい、というケースでは「登記情報サービス」を利用するのもひとつの方法です。これは、正式な証明書ではないためどこかの機関に提出するときには使えません。

あくまでも登記記録の内容を確認する目的に使用されますが、履歴事項証明書の半分程度の手数料で取得できるため便利です。

なお、コンピュータ化される前の簿冊式の登記簿謄本は、管轄の法務局でのみ請求できます。

履歴事項全部証明書と登記簿謄本の違いは？

履歴事項全部証明書などの登記記録を証明する書類を俗に「登記簿謄本」や「登記事項証明書」と呼んでいます。

平成に入ってから法務局のシステムは順次コンピュータ化されていきました。それまでは手書きで登記記録は記載されているものであったので法務局に簿冊式のもので保管されていました。その簿冊式の登記記録が「登記簿」または「登記簿謄本」です。

今ではデータ管理されている履歴事項証明書や現在事項証明書などの登記記録を証明する書類を「登記事項証明書」と呼んでいます。

登記簿謄本と登記事項証明書は名称が異なるだけで、どちらも同じ証明内容です。ですから、今は特に区別なく「登記簿」と言えば、コンピュータで管理されたものも含めてそのように呼んでいます。

履歴事項全部証明書と登記簿謄本については『履歴事項全部証明書と登記簿謄本は同じもの？違いを解説』の記事でさらに詳しく説明していますので、こちらも合わせて参考にしてください。

登記事務をコンピュータで処理している登記所では，登記事項は磁気ディスクに記録されており，その内容を用紙に印刷し，証明したものが登記事項証明書です。登記事務をコンピュータで処理していない登記所では，登記事項を直接登記用紙に記載しており，その用紙を複写し，証明したものが登記簿謄本です。名称が異なるだけで，どちらも証明内容は同じです。

引用元：松山地方法務局 登記簿謄本と登記事項証明書の違いは？

まとめ

今回は、株式会社を例として履歴事項証明書について説明してきました。履歴事項証明書は、会社の重要な情報が記載されており、また履歴事項証明書には過去に行われた変更事項の記録も記載されるため、会社の歴史的な部分を垣間見ることができます。

また、履歴事項証明書は、人・理由の如何を問わず手数料を支払えばだれでも取得することができますから、有名な企業の履歴事項証明書を取得し、会社の現状を確認することも可能となっているわけです。

今回、やや細かく説明しましたが、その一つ一つをお読みいただきご理解いただくことにより、会社の履歴事項証明書をご覧になる際のお役に立てるのであれば幸いです。